20-24 enero

2016 Madrid

GUÍA DEL EXPOSITOR

 

NORMAS DE PARTICIPACIÓN, NORMAS DE MONTAJE, AGENDA, Y HERRAMIENTAS FITUR

 

Normas específicas de participación para expositores:

 

1. Contratación y adjudicación de espacio

 

1.1. ¿Cómo puedo ser expositor en FITUR SHOPPING?

 

La contratación de espacio se realiza enviando el impreso de Solicitud de Participación a la Dirección del Certamen, junto con el justificante del abono del pago correspondiente. Los pagos deben realizarse de acuerdo con el calendario que figura en la Agenda del Expositor de esta guía. La solicitud de participación de nuevos expositores queda sujeta a la aprobación de la Dirección de FITUR..

 

1.2. Adjudicación de espacio

 

Las peticiones se atenderán por riguroso orden de llegada del impreso "Solicitud de Participación", y del correspondiente pago (requisito este último imprescindible y que determinará la fecha de entrada de la petición de participación como expositor).

Una vez recibida y aceptada la Solicitud de Participación, la Dirección del Certamen, siempre y cuando se cumplan los criterios de sectorización de FITUR, procederá a ofrecer el mejor espacio disponible en la Feria que se adapte a las necesidades del expositor. Se procederá a adjudicar el espacio tras la aceptación por escrito por parte del expositor, y la recepción del pago correspondiente. La ubicación de los stands se realizará de acuerdo con las áreas de exposición destinadas a cada sector.

En todos los casos, el expositor recibirá, el correspondiente Contrato de Exposición con el Estado de Cuentas y plano de stand/s. Le recordamos que es necesario realizar los pagos indicados en el contrato dentro de los plazos establecidos.

 

1.3 Renuncia del expositor

 

La renuncia del Expositor a su participación en el Certamen es motivo de extinción de la relación contractual entre IFEMA y el Expositor, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas por IFEMA en el momento en que se comunique la misma. La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigido a la Dirección del Certamen.

A efectos del párrafo anterior constituyen cantidades devengadas aquellas que el Expositor debería haber abonado a IFEMA en el momento de realizar la citada renuncia, de acuerdo con el calendario de plazos de pago reflejado en la Solicitud de Participación.

Si la renuncia hubiese sido comunicada a la Dirección del Certamen dentro de los treinta días anteriores a la inauguración del mismo, le será exigido por IFEMA el pago íntegro del espacio contratado.

En relación con los servicios ofrecidos en el Catálogo de Servicios de IFEMA que el Expositor hubiese contratado con anterioridad a la comunicación de la renuncia, serán de aplicación los cargos por anulación establecidos en el artículo 7 de las Condiciones Generales de Admisión y Contratación en Certámenes Organizados por IFEMA disponibles en la web.

 

1.4 Tarifas de participación

 

El expositor podrá construir su propio stand (diseño libre), o contratar alguno de los diferentes modelos de stands modulares que IFEMA ofrece en su Catálogo de Servicios. Existe también la posibilidad de contratar el "Stand Llave en Mano FITUR SHOPPING”, que incluye espacio, montaje y servicios. IFEMA ofrece igualmente stands de diseño a la medida del expositor.

 

1.4.1 Servicios obligatorios:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ambos tipos de stand incluyen:

 

A. Presencia en elementos promocionales:

 

• Folleto dirigido al visitante con avance de expositores: Folleto Guía que se envía a todos los Visitantes Profesionales de FITUR 2015, registrados de FITUR 2016 y a todos los expositores de FITUR 2016.
• Catálogo Oficial impreso: Distribuido gratuitamente a los expositores.
• Catálogo Expositores Online: listado oficial de expositores accesible en www.fituronline.com con datos de contacto, descripción de producto, notas de prensa de cada expositor, ubicación en feria y con posibilidad de solicitud de citas desde la ficha del expositor.
• Catálogo de expositores en el móvil (APP Fitur)
• Plano Guía del Visitante: Plano de ubicación de los expositores titulares distribuido gratuitamente en Feria.
• Puntos de Información interactivos en feria: Ubicados en pabellones y en puertas Norte y Sur. Accesibles a los visitantes, con posibilidad de búsqueda de expositores, impresión de planos individualizados de localización y de rutas para optimizar los recorridos entre stands a visitar.
• Planeros en pabellones: Información del stand y titular en cada uno de los pabellones.

 

B. Servicios.

 

Una vez tenga adjudicado su stand podrá acceder a las aplicaciones de la Zona de Expositores desde www.fituronline.com::

 

• “Punto de Encuentro de Profesionales”: Base de Datos de Visitantes Profesionales miembros del Punto de Encuentro.
• “Agenda de Reuniones”: Programa que permite gestionar la agenda en feria, aceptando citas y reuniones con otros expositores y visitantes del Punto de Encuentro de Profesionales.
• Estado de Cuentas de su Facturación.
• Acceso al plano del stand.
• Sistema de Presupuestación online.
• Contratación de Servicios online.
• Aplicación de Catálogo: Cumplimente y actualice sus datos de empresa como expositor titular para el Catálogo Oficial, así como los datos de sus empresas co-expositoras. Una vez dados de alta (siempre que los registre antes del 30 de noviembre) sus coexpositores podrán acceder a la Zona de Expositores.
• Solicitud de pases personalizados de expositor y co-expositor, ya sea los que le corresponden por superficie o bien pases adicionales a facturar.
• Envío de invitaciones online.
• Posibilidad de publicar noticias, novedades y presentaciones en la ficha de catálogo, en el apartado destinado a prensa en la web y en el boletín FITURNEWS. Además, como expositor recibirá este boletín online, con todas las novedades de la feria.
• Participación en Workshops.

 

1.4.2 Otros servicios:

Una vez haya recibido el contrato confirmando la adjudicación de su espacio, podrá acceder a la Zona de Expositores a través de www.fituronline.com, para consultar el catálogo de servicios de IFEMA. Así mismo podrá contratar servicios desde la Zona de Expositores beneficiándose de un 15% de descuento.

(No están incluidos los servicios mínimos obligatorios, publicidad exterior, servicio de diseño de stand libre, salas de reuniones y

terminal de pago ferial y servicios específicos de la feria como pases de expositor, etc.).

También le ofrecemos un servicio integral de diseño de stands, con la máxima garantía de IFEMA y totalmente adaptado a sus necesidades. Nos hacemos cargo de la planificación de su espacio, el diseño, el montaje y el desmontaje. Solicite, gratuitamente y sin compromiso, un proyecto adaptado a sus necesidades enviando un email a infodesign@ifema.es

 

Asi mismo, le proporcionamos un conjunto de servicios publicitarios que le permitirán potenciar su participación en la feria y sacar el máximo rendimiento a su inversión:

• Publicidad exterior: una amplia gama de soportes estratégicamente situados y de paso obligado para los visitantes y expositores que acuden al Recinto Ferial.
• Patrocinio de elementos promocionales con su logo o imagen de marca: colgantes de acreditaciones, otros elementos específicos definidos por usted a entregar a los visitantes, etc.

Para estos servicios contacte con:

publicidadexterior@ifema.es Tel.: (34) 91 722 53 08/40

Le recordamos que los servicios solicitados 15 días antes del inicio del montaje de FITUR tendrán un recargo del 25%.

 

 

2. Pases de expositor e invitaciones

 

Se realizarán controles de acceso con el fin de garantizar el carácter profesional de la feria en sus tres primeros días.

Cada expositor podrá solicitar gratuitamente un número de pases atendiendo a los m2 contratados. Asimismo, dispondrá de un número de invitaciones de profesional y de público (ver tabla).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Pases de expositor

 

Con el fin de garantizar la profesionalidad en la feria, todos los pases de expositor y co-expositor serán personalizados, es decir, incluirán el nombre de la persona titular del pase además del nombre de la empresa.

 

Excepcionalmente para participaciones de más de 500 m2, teniendo en cuenta sus necesidades especiales, se podrán solicitar pases genéricos a nombre de la empresa titular del stand (nombre que aparece en catálogo) hasta un máximo del 40% del total de pases emitidos. Estos pases deberán ser solicitados directamente a la Dirección Comercial.

Para poder solicitar pases de coexpositor éste debe estar previamente dado de alta como tal en catálogo. Por cada co-expositor dado de alta, le corresponden 2 pases adicionales gratuitos (excepción hecha de las participaciones de intercambio y/o cesión). Dichos pases deberán incluir el nombre de la persona titular del pase, además del nombre de la empresa.

La personalización de los 2 pases de cada coexpositor podrá realizarla a través de la aplicación en Zona de Expositor, tanto el titular como el coexpositor.

Se podrán solicitar pases de expositor o coexpositor adicionales tanto de 1 día como permanentes. Serán facturados al precio de 16,36 € + IVA aquellos correspondientes a 1 día y al precio de 27,27 € + IVA los permanentes que se soliciten adicionalmente.

Todos los pases deben ser solicitados a través de la Zona de Expositores. Aquellos pases no solicitados expresamente, no serán remitidos.

Cada expositor decide el momento en el que desea solicitar y cumplimentar el apartado de los pases de expositor en Zona de Expositor. FITUR sólo se compromete a enviar al expositor titular los pases solicitados antes del 5 de noviembre de 2015 incluido, junto con el envío del resto de material necesario (avance de expositores, invitaciones de público). Para aquellos pases solicitados con posterioridad a esta fecha, será el expositor quien decidirá desde la propia herramienta si desea recogerlos desde los dos días previos a la inauguración de la feria (18 y 19 de enero de 2016 en horario de 9,30 a 19,00 horas), recibirlos por mensajería con cargo al expositor, o enviar un mensajero cuando los pases estén preparados.

 

2.2. Invitaciones de visitante profesional

 

a) Cada expositor podrá enviar online invitaciones de visitante profesional a sus contactos desde la Zona de Expositores. Con estas invitaciones podrán registrarse online y obtener gratuitamente su pase para acceder directamente a la feria.

 

b) Cada expositor dispondrá de las invitaciones de visitante profesional gratuitas que le correspondan en función de la superficie contratada (ver tabla) y podrá adquirir adicionalmente invitaciones profesionales, tanto de un día como permanentes, al precio de 9,09 € o 16,36 €

respectivamente (IVA no incluido).

 

c) Será absolutamente necesario que todos los Visitantes Profesionales que vayan a acceder al recinto con una Invitación Profesional, se acrediten como Profesionales del Sector Turístico, bien en los Mostradores de Registro, en el espacio destinado al Pre-registro, para así evitar las colas durante el proceso de registro. Para acreditarse será necesario DNI o Pasaporte, y una tarjeta de visita profesional o documento de la empresa en la que trabaja. En caso contrario no se permitirá el acceso al recinto durante los días profesionales. El pre-registro online estará operativo hasta el 14 de enero de 2016. En los tres primeros días de feria, destinados a profesionales, se ruega abstenerse menores de 16 años.

 

d) Apelamos al buen uso y destino de los Pases de Visitante Profesional, para velar por la profesionalidad de la feria en sus tres primeros días de trabajo. Se realizarán controles de acceso con este fin.

 

e) Aquellos Visitantes Profesionales portadores de invitación de 1 día, podrán convertirla en un pase permanente abonando la cantidad de 8 € (IVA incluido).

 

2.3. Invitaciones público general

 

a) Cada expositor recibirá de forma gratuita las Invitaciones de Público General que le correspondan en función de la superficie contratada (CONSULTAR).

b) Cada expositor titular podrá adquirir adicionalmente Invitaciones de Público al precio de 3,64 € (IVA no incluido).

 

3. Pasaporte FITUR 2016

 

El pasaporte Fitur 2016 es un servicio que se ofrece a los expositores, co-expositores y visitantes profesionales pre-registrados, por el que se pueden obtener descuentos y ventajas en el transporte, alojamiento y seguro de viajes, facilitando su desplazamiento y participación en FITUR.

Como novedad, este año el público general podrá beneficiarse también de descuentos y ofertas en transporte y alojamiento.

El expositor debe solicitar el pasaporte correspondiente a cada pase en la aplicación de Pases e Invitaciones de la Zona de Expositores. El Pasaporte con los bonos con sus correspondientes códigos identificativos será enviado a su e-mail. Para beneficiarse de las ventajas deberán presentarse estos bonos.

 

 

4. Catálogos

 

El expositor podrá recoger durante la celebración de la feria, en el mostrador de información situado en la entrada de su pabellón, un ejemplar del Catálogo y publicaciones que en su caso pudieran editarse, sin coste alguno, así como algunos ejemplares para sus co-expositores.

El Certamen no se hará cargo de envíos posteriores a la feria de los catálogos no recogidos.

 

5. Observaciones finales

 

5.1. Una vez aceptada una propuesta de espacio, la firma y presentación de la Solicitud de Participación constituye un compromiso no revocable por el solicitante y comporta la total aceptación de las Normas Generales de Participación de IFEMA, Feria de Madrid, de las Normas Específicas de FITUR 2016 contenidas en esta guía y los Anexos técnicos a la citada normativa general que están a su disposición, en todo momento, en la web de IFEMA www.ifema.es, en el espacio de información a Expositores y en la página web de cada certamen, y de las disposiciones que, con carácter genérico o específico, fuesen establecidas por la Organización de la Feria.

 

5.2. El expositor está obligado a atender su stand durante todo el período y horarios de funcionamiento del certamen, esto es, de miércoles 20 de enero a domingo 24 de enero en los horarios oficiales de apertura de la feria a profesionales y público. El incumplimiento de esta normativa podría significar la pérdida del derecho de renovación preferencial del espacio adjudicado.

 

5.3. Las actuaciones musicales y de grupos folklóricos quedan totalmente prohibidas durante la celebración de FITUR en días de profesionales. No podrán introducirse, por ello, instrumentos musicales en el recinto en esos días. Podrán realizarse, no obstante, dentro del stand del expositor el sábado 23 de enero y el domingo 24 de enero de 2015. El incumplimiento de esta norma significará una penalización de 300 €.

 

5.4. Queda terminantemente prohibida la sonorización individual por cualquier sistema cuya difusión no esté limitada estrictamente a la zona de escucha delimitada por su stand y siempre que no causen molestias a visitantes o a otros expositores. El nivel máximo autorizado será de 60 decibelios. El incumplimiento de esta normativa dará lugar al corte automático del suministro eléctrico en Feria y podría significar la posterior pérdida del derecho de renovación preferencial del espacio adjudicado. Asimismo, se deberá prestar especial atención a la distribución de aquellos elementos promocionales que puedan ocasionar ruidos innecesarios los días de profesionales.

 

5.5. La realización de actividades promocionales, la distribución y exhibición de muestras, folletos, octavillas y toda clase de material promocional, se realizará únicamente dentro del espacio de cada Expositor. Con el fin de evitar conflictos, los expositores y coexpositores que participen en FITUR no podrán mostrar ningún tipo publicidad en sus stands ni en el recinto de IFEMA, en ninguna clase de formato (folletos, videos, fotografías, símbolos, etc.), relativa, ya sea de manera directa o indirecta, a territorios en los que exista una disputa territorial, no solucionada en el momento de celebración de FITUR, con otros países expositores en la feria. El incumplimiento de esta norma podrá conllevar la retirada de la citada publicidad por parte de la Organización de FITUR.

 

5.6. La realización de actividades y jornadas profesionales (exclusivamente expositores y co-expositores autorizados por su expositor titular) dentro del Recinto Ferial deberá ponerse en conocimiento de la Dirección de FITUR. Para la organización de ruedas de prensa contacte con: Dirección de Comunicación y Prensa (prensa@ifema.es). Para el alquiler de salas en el Recinto Ferial, consulte disponibilidad a: Convenciones y Congresos (convenciones@ifema.es).

 

5.7. Queda prohibida de forma expresa la instalación, por parte de los expositores, de puntos de acceso Wi-Fi, ya sea para la conexión a INTERNET o para la prestación de otras funcionalidades. El objetivo de esta medida es evitar problemas de interferencias, tanto con los puntos que pudiera instalar de forma independiente cada Expositor, como los puntos de acceso de IFEMA. Dichas interferencias podrían provocar el no funcionamiento de las redes Wi-Fi presentes. Para más información puede consultar el artículo 33 del Reglamento General de Participación de Expositores en Certámenes organizados por IFEMA.

 

5.8. La realización de actividades que requieran la contratación de un servicio de catering puntual durante la celebración de Fitur requerirá la cumplimentación del formulario de comunicación para la realización de catering en stands disponible en www.fituronline.com, y que deberá remitir a: catering@ifema.es.

 

5.9. La contratación de cualquier servicio, así como la realización de cualquier actividad por parte de una empresa co-expositora, deberá contar necesariamente con una autorización escrita previa por parte de la empresa titular del stand quien, además, se hará cargo de los posibles gastos que sus co-expositores puedan generar con motivo de su participación en la feria si éstos no realizaran el abono de los mismos.

 

5.10. No está permitido el acceso en días de profesional a ningún visitante que no pueda acreditarse como perteneciente a los grupos profesionales participantes. Esta norma afecta tanto a expositores como a visitantes, aun cuando tengan el correspondiente pase o invitación.

 

5.11. Para la entrada/salida excepcional de materiales y objetos durante la celebración del certamen el expositor deberá solicitar un permiso individualizado a la Dirección de Servicios Feriales.

 

5.12. El montaje de los stands podrá realizarse del 13 al 19 de enero de 2016 en horario de 8,30 a 21,30 horas. La entrada de mercancías y material de decoración a los stands se efectuará el día 19 de enero de 2016 de 8,30 a 24,00 horas.

 

5.13. La salida de mercancías y material de decoración tendrá lugar, únicamente, el día 24 de enero de 2016, en horario de 18,30 a 24,00 horas. Durante este período, los expositores podrán retirar de sus stands todo el material expuesto en los mismos, siendo aconsejable, por medidas de seguridad, que así se realice. El desmontaje de los stands se realizará los días 25 y 26 de enero en horario de 8,30 a 21,30 horas y el miércoles 27 de enero de 2016 de 8,30 a 15,00 horas.

 

5.14. Los expositores que participen en concepto de cesión o intercambio en FITUR 2016 no podrán incluir empresas co-expositoras en sus stands, de acuerdo con lo indicado en las Normas Generales de Participación de IFEMA.

 

5.15. Estas Normas Específicas se complementan con el Reglamento General de Participación de Expositores en Certámenes organizados por IFEMA, que todos los expositores por el hecho de serlo, aceptan.